3 Filosofi Jepang Kaizen yang Dapat Membantu Rutinitas Anda Sehari-hari

Pada tahun-tahun setelah Perang Dunia II, para eksekutif otomotif Amerika mengunjungi pabrik-pabrik manufaktur Toyota di Jepang untuk memeriksa bagaimana perusahaan tersebut mampu memproduksi begitu banyak kendaraan dengan begitu cepat. Mereka menemukan filosofi yang mendorong inovasi produsen, yang secara intrinsik memotivasi para pekerja untuk mengubah proses, prosedur, dan diri mereka menjadi lebih baik.

Alih-alih menghukum karyawan karena kesalahan, Toyota malah mendorong pekerja untuk menghentikan produksi kapan saja untuk memperbaiki masalah atau memberikan saran kepada manajemen tentang cara mengurangi limbah dan meningkatkan efisiensi. Filosofi ini, Kaizen , adalah salah satu yang para eksekutif Amerika bawa pulang dan telah merevolusikan berbagai industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga pengembangan perangkat lunak.

Sederhananya, pendekatan Kaizen didasarkan pada keyakinan bahwa peningkatan yang berkelanjutan dan bertahap akan menambah perubahan substansial dari waktu ke waktu. Ketika tim atau kelompok menerapkan Kaizen, mereka akan menghindari pergolakan, keresahan, dan kesalahan yang sering berjalan disertai pembangunan membuat inovasi besar. Lebih tepat jika kata kaizen diterjemahkan menjadi "perubahan yang bagus."

Sementara Kaizen biasanya diterapkan pada proses industri. Kaizen berguna dalam konteks produktivitas pribadi dan kebiasaan kerja juga.

Prinsip-prinsip dasar pendekatan Kaizen
Mendasari pendekatan Kaizen adalah dedikasi untuk meningkatkan efektivitas, kepuasan, dan pemborosan. Prinsip inti perbaikan terus-menerus dari Kaizen meliputi:

-Menstandardisasi proses sehingga dapat diulang dan diatur
-Berfokus pada keterukuran dan mengevaluasi kemajuan menggunakan data
-Membandingkan hasil dengan kebutuhan Anda (apakah Anda memenuhi janjinya?)
-Menginovasi cara-cara baru dan lebih baik untuk mencapai hasil yang serupa
-Menanggapi perubahan keadaan dan mengembangkan metode Anda dari waktu ke waktu

Karena Kaizen adalah filosofi, dan bukan sistem yang kaku, itu fleksibel dan dapat beradaptasi dengan gaya kerja Anda, preferensi, dan kepribadian. Anda dapat menerapkan praktik pilih pasang- bergantung pada apa yang sesuai untuk Anda. Sebagai contoh, beberapa orang hidup dengan mantra "Dapatkan 1% lebih baik setiap hari." Yang lain memilih untuk memasukkan Kaizen melalui pendekatan 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain) (Urutkan, Meluruskan, Bersinar, Membakukan, Mempertahankan).

Tiga cara untuk menerapkan filsafat Kaizen pada tingkat pribadi
Jika prinsip-prinsip Kaizen terasa membebani dalam teori, yakinlah bahwa manusia sudah dipersiapkan untuk mencari perbaikan, yang berarti sebagian besar prinsip-prinsip ini dapat diterapkan secara intuitif.

Berikut adalah tiga cara, bagaimana pendekatan Kaizen menjadikan anda lebih produktif di kantor dengan mengurangi interupsi atau mencoba menyelesaikan proyek kreatif seperti menulis buku, kiat-kiat ini dapat membantu Anda sampai di sana — secara bertahap.

1 . Tentukan di mana waktu dan energi Anda terbuang.

Salah satu prinsip inti Kaizen adalah pengurangan limbah, dan itu berperan dalam lebih banyak skenario daripada yang Anda kira. Kunci untuk membuka lebih banyak produktivitas adalah melakukan lebih sedikit, tidak lebih.

Jika Anda tidak pernah dapat menemukan waktu untuk mencurahkan proyek yang penting bagi Anda, mungkin sebagian waktu Anda terbuang sia-sia oleh tugas yang tidak perlu. Perhatikan apa yang perlu Anda hentikan. Jadi mulailah dengan mengaudit jadwal Anda.

Lacak setiap tugas yang Anda lakukan dan waktu yang terlibat selama beberapa minggu. Setelah Anda memiliki kumpulan data ini, lalu mulai menilai apakah setiap tugas benar-benar diperlukan. Jika Anda seorang autopilot, bagaimana anda menentukan tugas adalah misi yang kritis, bagaimana Anda bisa melakukannya dengan lebih baik atau lebih cepat dengan menakuti diri sendiri ? Bisakah Anda membuat template untuk laporan atau email tertentu yang Anda tulis?

Banyak pemimpin yang bekerja, menemukan latihan ini lalu membuka mata. Mereka mampu membebaskan diri dari pertemuan yang tidak berguna yang sebenarnya tidak membutuhkan kehadiran mereka, atau memotong kewajiban dan tugas yang tidak menghasilkan hasil nyata.

2. Tanyakan pada diri Anda langkah kecil apa yang dapat Anda buat agar lebih produktif atau efisien.

Ketika Anda mulai mengidentifikasi area untuk perbaikan, kuncinya adalah mulai dengan perubahan seukuran gigitan.

Seringkali, naluri kita menjadi besar. Menjadi tidak sabar dan menginginkan hasil sempurna, jika tidak dalam semalam, kemudian dalam waktu seminggu atau sebulan. Target yang terlalu muluk-muluk. Tetapi ketika Anda mempertimbangkan bahwa ternyata peningkatan bertahap dari waktu ke waktu jauh lebih realistis untuk bertahan (dibandingkan dengan penghasilan besar), maka mulailah belajar dari hal kecil yang menarik, meskipun itu membutuhkan kesabaran. Jadi bertahanlah.

3. Sisihkan waktu untuk meninjau apa yang berhasil dan apa yang bisa diperbaiki.

Ketika kita sibuk, kita tidak punya waktu untuk mengevaluasi apa yang berhasil dan yang tidak. Tetapi agar Kaizen dapat berfungsi, Anda perlu memikirkan bagaimana hal-hal akan terjadi, terutama ketika Anda merasakan titik gesekan.

Seperti karyawan Toyota yang menghentikan jalur produksi, jeda dan dokumen poin di mana produktivitas pribadi terhambat atau Anda merasa jengkel, frustrasi, atau merasa terganggu. Reaksi-reaksi tersebut menandakan pemecahan dalam sistem yang perlu diperbaiki, tetapi yang lebih penting, kesempatan untuk melatih pengendalian diri dan memperlambatnya.

Anda dapat menerapkan tinjauan mingguan seperti dalam satu jam resmi. Penting untuk mencapai keseimbangan antara optimisasi dan penghargaan dengan mengintegrasikan pengalaman positif dan negatif. Cobalah buat pertanyaan seperti:

Apa “titik tertinggi” dari hari Anda?
Apa “titik rendah” Anda hari ini?
Apa yang bisa Anda perbaiki untuk selanjutnya?
Apa yang Anda rasa bangga hari ini?
Apa yang kamu pelajari selama hari ini?

Hasil menggunakan filsafat Kaizen
Kaizen adalah alternatif dari perasaan kekalahan dan kegagalan yang kita alami setelah menetapkan resolusi atau tujuan yang terlalu ambisius. Hanya saja kita perlu meninggalkannya dalam beberapa minggu kemudian. Sementara Kaizen tidak akan mengubah hidupmu semalaman, itu bisa membuat perubahan signifikan menjadi sebuah gerakan — sedikit demi sedikit.

Sumber tulisan: qz.com